Die 5-S-Methode, was hat es damit auf sich?
1 August 2022
Als Ben Jungers 2012 die Leitung des Familienunternehmens übernahm, versuchte er schnell, unser Lager und unsere Büros mit der 5-S-Methode umzustrukturieren und zu reorganisieren.
In diesem Artikel erklären wir, was diese Methode ist und warum sie auch für Sie nützlich sein kann, im Alltag, im Büro und zu Hause
Der Ursprung der 5S-Methode
Die 5S-Methode wurde in der japanischen Firma Toyota entwickelt, um die Organisation der Arbeitsabläufe der Fabrikarbeiter zu verbessern. Ziel ist es, die Umgebung von Unordnung zu befreien, sie zu organisieren, aufgeräumt zu halten und zu bewahren, um die Qualität zu steigern.
Erleichtern Sie die Lagerung mit eindeutigen Orten für jedes Werkzeug.
Hier sind die 5 S und ihre Übersetzung.
- Seiri : Das Unnötige entfernen, aufräumen;
- Seiton : Die Dinge gut platzieren (ein Platz für jede Sache, jede Sachean seinen Platz);
- Seiso : Reinigen, reparieren, pflegen;
- Seiketsu : Regeln und Verfahren vereinheitlichen und Ordnung halten;
- Shitsuke : Befolgen und Sicherstellen der rechtzeitigen Einhaltung der ersten vier Regeln.
Umsetzung der 5S-Methode
Um die 5S-Methode erfolgreich umzusetzen, ist es notwendig, sie in der richtigen Reihenfolge anzuwenden und bis zum Ende durchzuziehen. Die Umsetzung der 5S-Methode erfordert die sukzessive Durchführung aller Schritte, aus denen sie besteht.
Wir wenden diese Methode auf der Grundlage des gesunden Menschenverstandes und einfacher Regeln an, sowohl in unserem Lager als auch in unseren Büros.
Beispiel für den Lagermodus „Seiton“
Nachdem wir diese verschiedenen Schritte gemeistert und in den Griff bekommen haben, konnten wir einen spürbaren Effizienzgewinn feststellen, der uns Zeit spart und somit unsere Effektivität erhöht.
Es ist ein kontinuierlicher Prozess, der viel Energie und Motivation erfordert. Wir danken Christian, der diese Methode tagtäglich befolgt hat und es uns ermöglicht hat, die Organisation unseres Lagers kontinuierlich zu verbessern.
Um diese Methode zu einer täglichen Routine für alle Teammitglieder zu machen, widmen wir 2 halbe Tage pro Jahr, an denen wir alle gemeinsam entscheiden, welche Verbesserungen an unseren Lagermethoden und Büroabläufen vorgenommen werden sollen und welche Dinge nicht mehr gebraucht werden und weggeworfen werden sollten.
5-S für Ihre elektronischen Geräte
Sie sollten wissen, dass diese Methode auch auf Ihr Smartphone, Ihren Computer oder Ihr Arbeitsumfeld angewandt werden kann, hier einige konkrete Beispiele:
SERI (整理) :
Löschen, ordnen oder archivieren Sie alle Dateien und Ordner, die Sie seit langem nicht mehr geöffnet haben.
Deinstallieren Sie Anwendungen oder Software, die Sie kaum benutzen und die unnötigen Speicherplatz auf Ihrem Computer oder Telefon belegen.
SEITON (整頓) :
Organisieren Sie Ihre Software oder Anwendungen in thematischen Ordnern: Shopping, soziale Netzwerke, Spiele usw.
Legen Sie auf Ihrem Computer Ordner an und gruppieren Sie die verschiedenen Dateien nach Themen, anstatt sie verstreut zu lassen.
In unserem Lager konnten wir auf diese Weise von einer Organisation, bei der alle Produkte desselben Lieferanten gruppiert waren, zu einer Logik übergehen, bei der die Produkte jetzt nach Arbeitsabläufen gruppiert sind (z. B. sind alle Produkte und Maschinen, die zum Ausbau von Parkett benötigt werden, in einer Gruppe zusammengefasst).
Ein Platz für alles, alles an seinem Platz
SEISO (清掃) :
Achten Sie darauf, dass Ihre Stifte, Bleistifte, Briefmarken … nicht auf dem Schreibtisch herumliegen, sondern dort, wo man sie erwarten würde. Vielleicht haben Sie schon einmal einen Stift ausgeliehen und vergessen, ihn zurückzugeben, oder Sie wissen nicht, wem er gehört.
Um dies zu vermeiden, versehen wir unsere Stifte mit unseren Initialen. So vermeiden wir, dass wir am Ende ein Dutzend „geliehene“ Stifte haben oder umgekehrt, dass wir keine passenden Stifte zur Hand haben.
Denken Sie über den Kauf eines Beschriftungsgerätes nach, denn Sie werden es dringend brauchen!
Entstauben Sie Ihren Schreibtisch und reinigen Sie Ihre Computerausrüstung (Computer, Tastatur, Drucker, Maus, Kabel…) und tauschen Sie beschädigte Geräte aus oder reparieren Sie sie (zerbrochener Telefonbildschirm, ausgefranstes Ladekabel…)
SEIKETSU (清潔) :
Legen Sie Regeln für die Benennung Ihrer Dateien und Ordner fest, damit Sie sie leichter (wieder)finden können. Für Ihre Dateien können Sie zum Beispiel diese Art von Struktur verwenden: JJJJ/MM/TT_Kunde_Kategorie. Dies könnte sein: 2022/06/21_Regenbogenschule_Angebot, diese Datei wird in dem Ordner gespeichert: Kunde > Regenbogenschule.
Reinigen Sie Ihre Festplatte jeden Monat und installieren Sie eine Reinigungssoftware auf Ihrem Smartphone und Computer.
SHITSUKE (躾) :
Stellen Sie am Ende des Tages, bevor Sie Ihr Büro verlassen, sicher, dass alles an seinem Platz ist.
Planen Sie am Ende jeder Woch ein, Ihren Schreibtisch abzustauben und Ihre Computerausrüstung aufzuräumen.
Planen Sie alle zwei Wochen eine Archivierungssitzung für Ihre Akten ein. So können Sie alle abgeschlossenen Dateien, die sich noch nicht im Archiv befinden, ablegen.
Starten Sie jeden Monat Ihre Reinigungssoftware und säubern Sie Ihren Computer oder Ihr Smartphone.
