La méthode 5-S, de quoi s’agit-il ?
1 août 2022
Quand Ben Jungers a repris la direction de la société familiale en 2012, il a rapidement cherché à restructurer et à réorganiser notre dépôt et nos bureaux à l’aide de la méthode des 5S.
On vous explique dans cet article ce qu’est cette méthode et pourquoi elle peut vous servir à vous aussi au quotidien, au bureau comme à la maison.
L‘origine des 5S
La méthode 5S a été mise au point au sein de la firme japonaise Toyota dans le but d’améliorer l’organisation du travail des ouvriers. Le but recherché est de débarrasser son environnement des choses qui l’encombrent, de l’organiser, de veiller à ce qu’il reste rangé et de le garder en ordre pour gagner en qualité.
Faciliter le rangement par des emplacements uniques pour chaque outil.
Voici les 5 S et leur traduction française.
- Seiri : Supprimer ce qui est inutile, ranger ;
- Seiton : Bien Situer les choses (une place pour chaque chose, chaque chose à sa place) ;
- Seiso : Nettoyer, réparer, entretenir ;
- Seiketsu : Standardiser les règles et les procédures et maintenir l’ordre ;
- Shitsuke : Suivre et veiller au respect, dans le temps, des quatre premières règles.
Mise en œuvre de la méthode 5S
Pour réussir à mettre en place les 5S, il faut les appliquer dans l’ordre et les mener jusqu’au bout. La mise en œuvre de la méthode 5S passe par la réalisation successive de toutes les étapes qui la composent.
Nous appliquons cette méthode basée sur des règles de bons sens et simples, aussi bien dans notre entrepôt que dans nos bureaux.
Exemple de mode de rangement « Seiton »
Une fois que nous avons maîtrisé et pris en main ces différentes étapes nous avons pu constater un gain d’efficacité notable, qui nous fait gagner du temps et qui améliore donc notre efficacité.
C’est un processus en continu, qui demande beaucoup d’énergie et de motivation. Merci à Christian pour avoir suivi cette méthode au jour le jour et de nous avoir permis d’améliorer en continu l’organisation de notre dépôt.
Pour que cette méthode devienne une routine journalière pour tous les membres de l’équipe, nous dédions 2 demies journées par an ou tous ensemble nous décidons des améliorations à apporter à notre méthode de rangement et d’organisation et des choses qui ne sont plus d’utilité et qu’il faut donc jeter.
5-S à sur vos appareils électroniques
Sachez que cette méthode peut aussi s’appliquer à votre smartphone, votre ordinateur ou à votre environnement de travail, voici quelques exemples concrets :
SERI (整理) :
Supprimez, classez ou archivez tous les fichiers et dossiers que vous n’avez pas ouverts depuis longtemps.
Désinstallez les applications ou les logiciels que vous n’utilisez presque jamais et qui occupent inutilement de la mémoire sur votre ordinateur ou votre téléphone.
SEITON (整頓) :
Organisez vos logiciels ou vos applications par dossiers thématiques : shopping, réseaux sociaux, jeux, etc.
Créez des dossiers dans votre ordinateur et regroupez les différents fichiers par thématiques au lieu de les laisser éparpillés.
Concrètement dans notre entrepôt cela nous a permis de passer d’une organisation où tous les produits d’un même fournisseur étaient regroupés ensemble à une logique où maintenant les produits sont regroupés par types de travaux (p.ex. tous les produits et machines nécessaires à l’arrachage du parquet sont regroupés ensemble).
Une place pour chaque chose, chaque chose à sa place
SEISO (清掃) :
Assurez-vous que vos stylos, crayons, tampons… ne traînent pas sur le bureau et qu’ils soient bien à l’endroit où on s’attend à les trouver. Vous avez peut-être vous-même déjà fait l’expérience d’emprunter un stylo et d’oublier de le rendre ou de ne plus savoir à qui il appartient.
Pour éviter cela nous mettons nos initiales sur nos stylos, cela évite de se retrouver avec une dizaine de stylos « empruntés », ou à l’inverse, de n’en avoir aucun de convenable sous la main.
Pensez à acheter une machine à étiqueter car vous allez en avoir rudement besoin !
Dépoussiérez votre bureau et nettoyez votre matériel informatique (ordinateur, clavier, imprimante, souris, câbles…) et changez ou réparez le matériel endommagé (écran de téléphone cassé, fil du chargeur effiloché…)
SEIKETSU (清潔) :
Etablissez des règles pour nommer vos fichiers et vos dossiers, cela permettra de les (re)trouver plus facilement. Par exemple pour vos fichiers, vous pouvez appliquer ce type de structure : AAAA/MM/JJ_client_catégorie. Ce qui concrètement pourrait donner : 2022/06/21_Ecole du centre_devis, ce fichier sera à ranger dans le dossier : Clients > Ecole_du_centre.
Nettoyez chaque mois votre disque dur et installez un logiciel de nettoyage sur votre smartphone et votre ordinateur.
SHITSUKE (躾) :
A la fin de journée, avant de quitter votre bureau, assurez-vous que chaque chose est bien à sa place.
Chaque fin de semaine, programmez une opération de dépoussiérage de votre bureau et procédez au nettoyage de votre matériel informatique.
Toutes les deux semaines, prévoyez une opération d’archivage des dossiers. Cela permettra de classer tous les dossiers terminés qui ne sont pas encore dans les archives.
Tous les mois, lancez votre logiciel de nettoyage et faites le ménage dans votre ordinateur ou votre smartphone.
